Przed przystąpieniem do jakiejkolwiek pracy zarobkowej nasz zleceniodawca* powinien określić, jak dobry gospodarz, co ma zostać zrobione. A wraz z tym – czego oczekuje jako efektu końcowego i satysfakcjonującego – co z kolei winno być podstawą wynagrodzenia za wykonaną pracę. Kwestie negocjacyjne zostawiamy na boku.
Zatem specyfikacja to dokument (z reguły załącznik do umowy głównej), w którym dokładnie określono, co ma zostać zrobione, i jako taki powinien:
- jasno przedstawić cel prac;
- zdefiniować wymagania i kryteria akceptacji prac;
- powinien w sposób jednoznaczny przedstawić definicje i skróty określeń użytych dalej;
- opisać szczegółowe wymagania dla wykonawcy i producenta w aspektach dot. wykonywanych prac.
Zawężając znaczenie specyfikacji do prac antykorozyjnych (malarskich), tenże dokument powinien zawierać:
Podstawowe wymagania:
- wymagany poziom zabezpieczenia antykorozyjnego;
- wymagany stopień przygotowania powierzchni;
- wymagany system malarski;
- zapewnienie jakości/kontrola jakości.
Może, ale nie musi, zawierć dodatkowe wymagania:
- kolor stosowanego systemu;
- połysk, gładkość, wymagania antypoślizgowe;
- maskowanie, oznaczanie;
- alternatywne systemy malarskie.
Specyfikacja może czasem odwoływać się wprost do wymagań realizacji zadania:
- np. dostępu (w zamkniętych pomieszczeniach);
- np. wymaganych urządzeń (wentylacja, ogrzewanie, etc.);
- umiejętności personelu (certyfikaty kompetencji);
- ochrony środowiska (puste puszki, zużyte ścierniwo);
- czasem wymagania dotyczące terminów wykonania prac (szczególnie, jeśli stosowane są dodatkowe systemy powłokowe, np.: przeciwpożarowe, inne specjalnego znaczenia).
Patrząc z punktu widzenia wykonawcy, specyfikacja jest dokumentem podstawowym, na podstawie którego może on sporządzić ofertę i wycenę danego przedsięwzięcia. Co więcej, jest to dokument podstawowy dla kontroli jakości, zarówno dla wykonawcy jak i zlecającego.
Wykonawcy, dbajcie więc o przedstawienie Wam specyfikacji i dokładnie ją studiujcie.
Jakkolwiek czasem może się wydawać, że zapisy w niej zawarte utrudniają życie przez nadmierne (pracochłonne i kosztowne operacje), to, np. w przypadku konfliktu ze zleceniodawcą, przy właściwie udokumentowanych pracach, na pewno łatwiej ustalić rację stron. Jeśli niektóre zapisy wydają się na przykład nieuzasadnionymi technicznie, czy wręcz błędnymi, dobrze jest swoje uwagi przekazać, np. w formie komentarzy z prośbą o wyjaśnienie, czy poruszyć je podczas spotkań przed przystąpieniem do prac. Zalecam przy tym, aby rozmowy dotyczące uwag przybrały formę korespondencji, czy oficjalnych zapisów w formie notatek. Ale o tym w osobnych rozważaniach, tu tylko zaznaczam wątek.
W dzisiejszych czasach coraz częściej do specyfikacji dołączany jest drugi dokument (lub ich zestaw), który mówi nie, co ma zostać zrobione, ale jak praca powinna być wykonana – jest to procedura czyli postępowanie.
Co więcej, dobrze napisana, powinna mówić, jak to zrobić w sposób bezpieczny i tak aby spełnić wymagania określone w specyfikacji. Procedura powinna opisywać także, w jaki sposób praca (proces) będzie sprawdzany i dokumentowany.
W związku z powyższym procedura powinna zawierać wszystkie aspekty dotyczące wykonywanej pracy, to znaczy:
- przygotowania powierzchni (metoda czyszczenia i związane z nią szczegóły tj. dysza, ciśnienia, etc.);
- aplikację farb (ze szczegółami: metody malowania, dysze, przełożenie pomp, ciśnienia, węże, itp);
- wymagania dotyczące utwardzania farb (temperatura, wilgotność, wyciągi, klimatyzatory, etc.);
- opis wykonania napraw głównego systemu powłokowego przez aplikację systemu naprawczego;
- utylizację pozostałości.
Procedura jest dokumentem trochę niebezpiecznym dla wykonawcy. Z pozoru nieźle, bo opisuje, jak coś ma być zrobione, ale i narzuca ograniczenia, usztywniając działania niezależnie od okoliczności, których sama nie przewiduje. W przypadku wystąpienia efektu niepożądanego, jeśli procedura była zachowana, to wina za efekt spada na… procedurę. W wyniku tego mamy kuriozalne sytuacje, gdy ludzie umierają w szpitalach, ale zgodnie z procedurami…
Procedura jest w pewnym sensie pochodną instrukcji stanowiskowej. U jej podstaw leżało przekonanie, że jeśli weźmiemy do pracy na stanowisko kogokolwiek, każemy mu się zapoznać z taką instrukcja, to można go uważać za przeszkolonego i jeśli opanuje maszynę, to będzie to cenny pracownik. Ciekawe, że w krajach, gdzie instrukcje i procedury nadmiernie się rozrastały, można było zaobserwować duże bezrobocie, a i kwalifikacje pracowników nie były właściwością pożądaną przez zatrudniających. Pracował, kto był tańszy. Wydaje się, że kult zysku pokonał wypracowane przez stulecia takie wartości, jak: wiedza, przedsiębiorczość, doświadczenie, nieraz zdobywane latami, co było też motorem postępu.
Zatem, im bardziej rozbudowana procedura, tym większe ograniczenia kreatywności na danym stanowisku, realizująca modny dziś postulat Nietzschego „wolności do” – tu wolności do „trzymania za twarz”.
Podsumowując, zawracajmy uwagę na te dwa kluczowe dokumenty. Zapoznanie się z nimi, ewentualne „negocjacje” w sprawie zawartości są jak najbardziej wskazane! Wspominamy o tym dlatego, że lepiej założyć najgorszy przypadek i się przyjemnie rozczarować niż odwrotnie…
* – często zleceniodawca pisany jest wielką literą. W języku polskim nie ma takiej potrzeby, chyba, że w umowie sporządzonej przez prawnika. Wszak to tylko zlecający – czyli nasz partner w interesie.